Office 365 のコミュニケーションツールは Teams で決まり!

この投稿は アドベントカレンダーに参加しています。
http://www.adventar.org/calendars/1396

先日のOffice 365 勉強会でもお話した内容にもなりますが、
Teamsが今後Office 365 のコミュニケーションツールの中心になるだろうというお話です。

Teams 誕生

2016年11月2日の日本時間深夜、Microsoftは Microsoft Teams というサービスをリリースしました。
このサービスは、Office 365 テナントで利用が可能なチャットベースコミュニケーションサービスです。

アメリカでのイベントの様子やスクリーンショットなどは以下のリンクを参照してください。
http://news.microsoft.com/november-2016-event/

発表後の私のBlogはコチラ
http://mokudai.jp/blog/microsoft-teams-firstimpression/
そのほか、MVPたちのBlogはコチラ
http://naoki0311.hateblo.jp/entry/2016/11/03/090519
http://idea.tostring.jp/?p=2321

私を含めた上記3名のMVPたちはリアルタイムでイベントを見ながら、
Facebookチャットで
キタ━(゚∀゚)━!!! とか
これどうやって使うんだろう! とか、
深夜にもかかわらず新しいオモチャを手に入れて3人で遊んでました^^

機能の動作については、現在プレビューなので実際に使って評価していただければいいと思うのですが、このサービスが今後Office 365 の中でどのようなポジションになるのかについて、私なりの未来予想図を書いてみたいと思います。

Teams 概要

前提知識として、Teams を作成すると Office 365 Groups 単位で管理される以下の機能が同時に同じチーム名に紐づいて作成されます。
・SharePoint サイトコレクション
→①サイトページ
→②サイトに作成されるドキュメントライブラリ
→③サイトに作成されるOneNote
・④タスク管理のPlanner
・⑤グループスケジュール
・⑥グループチャット
・⑦配布グループ
これら7機能をひとつにまとめて利用できるようにしたものがTeamsです。
専用アプリとして、WindowsUWPアプリ、iOS、Android、WindowsMobileアプリが提供されています。

機能ありすぎ問題

Teamsの概要はさておき、
Office 365 にはたくさんの機能がありすぎてどれを使ったらいいんだ!という疑問が出てきます。
ひとつの指針としてマイクロソフトは各ツールを以下のように位置付けています。

ひとつずつ紐解いてみましょう。

Outlook

組織外との連絡手段は基本的にメールです(Faxじゃないですよね?)これが無いとビジネスはできません。
社内メンバーとの時間調整をしやすくするために自分のカレンダー情報は社内に公開するといいでしょう。

Skype

電話の代替手段として固定費のインターネット回線費用を使った音声通話、複数人での映像会議、サポートのためのデスクトップ共有など、1対1~1対多の会議に利用します

SharePoint

静的なドキュメントを社内に対して公開することで、個人の・プロジェクトのノウハウを組織的に集約&共有するためにコンテンツを適切に管理するための場所としてSharePointが有用です。
SharePointに配置さえしてしまえば、Delveを利用した自分の関わりからドキュメントの検索が多いにはかどることでしょう

Yammer

言わずと知れた社内SNS。TwitterやFacebookに慣れた世代にはとても投稿のしやすいツールです。
Facebookを使うようにいろんな雑多なコミュニケーションを社内メンバー限定で行うことにより、普段の業務での気づきやアイデアや改善点を、気軽に義務感なく投稿する土壌として期待できます。

Office 365 ProPlus

Office ソフトですよね

Teams

チャットベースのワークスペース
Slackやchatwork、LINEに代表されるようにIT業界のエンジニア層や若いビジネスマンには普段の業務上の報連相はすでにチャットで行われています。
マイクロソフトもこのチャットベースでのワークスタイルに合わせる形で「Teams」をリリースしたわけです。
チャットだけでなく、既存のSharePointやExchangeの機能を同時に利用できるようにして他サービスとの差別化を図っていると理解していいと思います。

んで、どう使えばいいの?

てことは、これらの機能をうまく使い分けて自社のビジネスの発展を目指すのが我々IT屋さんの使命なわけですが、マイクロソフトは「こう使ったほうがいいよ」なんてことは言いません。
当たり前です。使い方の例を提示してしまい各機能の先入観を与えてしまえば新しいイノベーションは置きませんからね
。。。。とは言いつつやはりどういう使い分けをするのがベターなのが教えてほしいのも事実です。
なので考えてみました。

アイデアのスタートダッシュはyammerやSkypeで

もはや社内での会話にはメールではスピードが遅いのではないでしょうか。
内線電話の代わりにチャットを使い、簡易会議は人が集まるのではなくSkypeの画面共有やドキュメント共有で10分でパッと終わるでしょう。
時間や場所にとらわれずに議論が可能なyammerであれば、Skypeで時間を合わせて会議をする必要すらないかもしれません。

プロジェクトが走り始めたらノイズを排除

yammerはオープンな議論に向いていますが、プロジェクトの方向性が決まった後は、目標に向かってまい進すべきですが、オープンなyammerで会話を続けていると、ちゃぶ台返し(ノ ゚Д゚)ノ ==== ┻━━┻をする人が出てきます。(おおむね現在考慮すべきでない重箱の隅を楊枝でほじくるような指摘だったりします)
そういったノイズを排除して議論を進めるためには限定メンバーで議論出来て、ファイルやOneNote、カレンダーを共有利用できるTeams が向いているでしょう。

成果物は必ず共有

プロジェクトの成果物はTeamsの中あると、社内の他のメンバーは見ることが出来ません。
つまりせっかくの成果物が社内で死蔵されてしまいます。
社内で共有していい提案書やノウハウはSharePointの所定の場所に公開して同僚がうまいことソレを生かして生産性をあげることに貢献することで、会社全体の生産性の向上につながるでしょう。

未来予想図

図にしてみるとこんな感じだと思います。

実際にこうなるのは、Teams→SharePointへの情報の移管の仕組みがまだ存在しないのですが、近い将来こうなるといいなぁという願望も含めてこの未来予想図のお話でした。
機能的なよくある質問は以下を参照してください
https://support.office.com/ja-jp/article/Microsoft-Teams-%e3%81%ab%e3%81%a4%e3%81%84%e3%81%a6%e3%82%88%e3%81%8f%e5%af%84%e3%81%9b%e3%82%89%e3%82%8c%e3%82%8b%e8%b3%aa%e5%95%8f-%e7%ae%a1%e7%90%86%e8%80%85%e5%90%91%e3%81%91%e3%83%98%e3%83%ab%e3%83%97-05cbe533-2181-4e95-a4b0-52cd7695fafc?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

次回の Office 365 Advent Calendar 2016 は、くろみんです。よろしく(=゚ω゚)ノ
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