機能概要
ドキュメントライブラリはファイルサーバーの共有フォルダに似ています。
さまざまな電子ファイルを保管する場所です。ただし、SharePointの他の機能と組み合わせて、便利に使うことが出来ます。
ドキュメントの追加、（Office Onlineを使った）編集、削除、ダウンロードなどの操作が可能。
フォルダを作成した管理ももちろん可能。
ドキュメントライブラリ単位、フォルダ単位、ファイル単位、それぞれにアクセス権限を設定することが可能。
見方を変えるビューを作成することが出来るので、サムネイル表示や一覧詳細表示のほかに、メタ情報単位のグルーピング表示などのビューも独自に作成が可能。
ひとつのサイトに複数のドキュメントライブラリを作ることが出来るので、用途に応じたドキュメントライブラリを複数作成するのがよい。
この機能をどう使うべきか
単純にファイルの保管庫として使うことが多いでしょう。
単純なファイル置き場としてだけでなく、ファイルがアップロードされた、更新されたタイミングをトリガーとしてSharePointワークフローを起動したり、個人単位で「このドキュメントライブラリに変更があったら通知を受け取る」などの設定が可能。
フォルダやアイテム単位でアクセス権限を指定出来ますが、お勧めしません
アクセス権限を分けたい場合は、ドキュメントライブラリ単位で分けるか、
サイトコレクションなどもっと大きな単位でアクセス権限を分けるようにしましょう
入社、退社、プロジェクトから外れる、などなどアクセス権限の設定を見なおすときに大変になるだけです。
テナントユーザーに割り当てられるOneDrive for Business と、SharePoinnt のドキュメントライブラリは明確に使い方を分けるべきでしょう。
使い方例
社内向けに公開するドキュメントのメタ情報として、コメントや説明などを付与することが可能
ライブラリ毎に自動削除期間を設定し、例えば最終更新日から一定期間経過したドキュメントは自動削除される
よくつかう機能
- プロパティ列の追加
メタ情報として、ファイル名とは別のタイトルや説明文、管理部署などを設定する - 過去500バージョンまでの履歴保持
- 最終更新日や登録日から、？日経過したドキュメントの自動削除
- ダウンロード不可などのセキュリティ（IRM）
- 管理者が用意したタグ（用語セット）を使ったファイル管理