在宅勤務時に Teams 会議 に常時参加する

2020年の新型コロナウイルス感染症( COVID-19 )流行を契機に在宅勤務が増えたと思います。

私も在宅勤務をやってみてわかったのですが、いくつか対応が必要そうです。

  • ひとりで作業している孤独感
  • サボらないための緊張感維持
  • 仕事してる感のアピール(PCの画面に何映ってるか分からないけどw

これは個人事業主やフリーランスの方は「そんなことないよ!」と思われるでしょうが、長年事務所勤務の会社員をしていると結構ハードルです。

これらを軽減するために、社内チャットを使って「おはようございます」「お昼行ってきます」ぐらいの会話でも「つながってる感」があって孤独感がやわらぐと思います。(サボらないようにしなきゃ感も出ます)

というわけで、自社でこんなルール(草案)で初めてみました。

専用チャネルを作る

全社チームに専用のチャネル「在宅勤務時寄り合い所」みたいなチャネルを作成し、そこでインスタントなTeams会議を設定します。

インスタント会議を開始する

チャネルから会議を開始することで、ユーザーを招待しなくても「チャネルに行けば誰でも会議に参加できる」状態の会議設定をすることが可能です。

会議予約は大人数の時にはやめたほうがよさそう

当初はチャネルの会議予約で行う方法も検討したのですが、このやり方だと「そのチームに参加する全員に会議通知が送られる」となります。

少人数の組織で全員が在宅勤務であれば問題ないでしょうが、ある程度の規模で、出勤/在宅が混在する状況(今回の新型コロナウイルスとは関係なく恒久的な対応としての在宅勤務)では行わないほうが余計な会議通知で社員を混乱させないという気づきがありましたのでお気を付けください。

在宅勤務時に必ずしも参加しなくていい

と、作成したTeams会議ですが、参加する必要は必ずしもありません。もちろんニコ生主じゃないんだから顔出し配信も強制されるものではありません。というわけで、この辺りのルール(草案)を考えてみました。当然チャネルのwikiに書いておくと良いでしょう。

ルール(草案)

使い方

  1. 誰も当日のWeb会議を始めてないことを確認しつつ「[日付]リモートワーク」のような会議名でTeams会議を始める
    Teamsチャットは誰かが参加していれば会議として継続する(はず)
  2. 参加者はその会議に参加しつつ、通常の業務を行ってください
  3. 通常業務と同じですので個人情報、NDA情報、などの取り扱いには注意してください
  4. 業務上の必要な会話、報告、情報共有はこのチャネルではなく、適切なチーム/チャネルへ投稿してください。

注意事項

  • リモートワーク(在宅勤務)時に参加する義務はありません。
  • 「仕事してる緊張感が必要だな」「ひとりで仕事してる孤独感解消できるかな」と思ったら参加してみてください
  • Webカメラで接続してもOKですが、画面に映るものに配慮してください(Teamsの背景ぼかし機能、背景画像差し替え機能の利用も検討してください)
  • 打刻音のが大きいキーボードを使っている場合はマイクをオフにするなど注意してください。参加者も指摘してあげましょう

というようなルールを策定して、検証してみようかと思っています。

これもひとつのTeamsの使い方かなと思います