Teams の通知設定

Teams を利用していると、メンションなどがあるとメール通知してくれます。

これが非常に多くて、自分には不要で、邪魔くさい。と思った時はまずは以下を試してください。

「メンションをしたひとに適切な範囲でメンションを出すように依頼」します。

メンションしたひとは必要だと思う人に対してメンションしたはずですが、実際には不要だった場合は重要度の認識が違う訳ですから同じ組織内で情報の重要度、通知範囲について話し合ってください。

そもそもTeamsクライアントで通知を受信しているのでメール通知が不要な場合

設定変更でメール送信を止めることができます。

自分の顔アイコンをクリックして、設定を開きます。

設定の「通知」に各種アクションに対する通知設定をすることができます。
一番下の「メールの頻度」を無しに設定するだけでも良いかもしれません。

なお、「フィードのみに表示」と「オフ」は非推奨です。

通知をオフにする前に、メンションについてのルールを組織で話し合うぐらいのコミュニケーションが取れないならTeams使う意味はありませんから。

適切なメンション範囲を設定しましょう♪

特定チャネルの通知を受取りたい

「特定チャネルのアップデートは全部受取りたい」

なんて要望もあるかもしれません。その場合はチャネル単位で設定する必要があります。

※少し前のバージョンアップで、チャネルの「フォロー」という概念が無くなって「表示/非表示」となりました。
これに伴いチャネルが表示状態になっていても無条件に通知は来なくなりました。
(おそらく、チャネルフォロー件数に上限があってすべてのチャネル通知を欲しい人の不満に対応したものと思われます)

設定方法

チャネルのコンテキストメニューから「チャネルの通知」を選択

チャネルのコンテキストメニュー

通知の設定を自分の好みに変更します

チャネル単位の通知設定画面

「すべての通知を受取りたい!」という強欲さんは、「すべての新しい投稿」をバナーとフィードに変更しましょう。
「すべての返信を含む」もチェックすると通知が最大化されるでしょう。

通知の設定は適切に

一番最初に「通知がうるさいと感じたら、通知をオフにするのではなく、メンションをした人に適切な範囲の通知に変更するように依頼する」と書きました。
twitterにも書きましたが「とりあえず全員」などという悪習はTeamsを機会にやめましょう

2.チーム全体へのメンションは便利だけど、チームメンバが多い場合は、結局邪魔です。 メール文化の悪習「とりあえず関係しそうな人を全員CCに入れとこう」をやるやつは全力で殴りに行きましょう #o365jp #MSTeams— 目代昌幸 O365 MVP (@mokudai) 2019年5月23日

同時に「全部の動向を把握したい」という強欲も無駄だと思います。
人間が処理できる情報量には限りがありますし、記憶もいい加減です。

社内チャットはメールよりも多くの情報流通量になります。それをすべて把握することは無理なので、把握しきれなくても「あの件、どうだっけ?」と検索したほうが正確な情報にたどり着けると思います。

なので、情報を適切に届けるためには

  • 全員が全部を把握できない前提を認識する
  • 適切なひとにだけ、メンション通知する

ということが大事かと思います。