Microsoft Teams オンライン会議をするときのTips

Teams 会議を言いつつ、Teamsに限らずオンライン会議をする際に注意したい事柄についてのまとめです。
自社内でTipsとして共有した内容が評判良かったのでBlogにも( ..)φメモメモ

事前の通信テスト

これ必須です。オンライン会議開始前にあたふたする時間は会議参加者からするとストレスです。

  • 実際にオンライン会議を行う 会議室で
  • 実際にオンライン会議を行う PCを使って
  • 実際にオンライン会議を行う 資料を使って

とくに先方と始めてオンライン会議を行う時は前日の担当者が双方1名ずつでテストするのは必須でやるほうが良いです。
また実際の資料がOneDriveのオンラインに保存されている場合などテストしておくといいでしょう

スピーカーマイクを準備する

外出先でオンライン会議をする営業マンには全員これ買っていただきたいぐらいですw

Jabra はいいぞ。

PC内臓のスピーカーマイクより全然音を拾います。
大部屋の会議室でなければすべての会議室にこれを設置したいぐらいです。

発話するときにちょっとだけ気を使う

毎回の発言時に「もくだいです。話していいですか」 発言終わりに「以上です」 名前の名乗りと終了の合図があるだけで会話がスムーズです。

表示するものが無くても会議室のプロジェクタに表示する

会話のメモでも良いです。
部屋内のメンバーが同じものを見るようにしたほうが理解度が高いです。 同じ部屋にいるけど個別にWeb会議に参加するより意思疎通しやすく、周りのメンバーが会話に追いついてない時にサポートしやすいです。

チャットも表示しておく

音声が途切れたりしたときにちゃんと伝えるためにチャットに書き込むことも覚えておいてください。

「会議で決めたこと」を同時進行で書き込む

オンライン会議に限ったことではないですが、「決めたこと」「次のアクション」を会議終了時に共有するためにメモをしましょう
Teams なら会議メモ、Word、OneNoteが使いやすいです。同時編集できますからね

無線は避けたほうが良い

会議室に有線LANがあるなら使ったほうが良いです。通話品質が向上するってことは会議の質も向上します。

無理にTeamsなどのオンラインサービスを使わない

スマホで電話してスピーカー会話しても充分会議は成立します

Teams の機能の話ではありませんが、私がオンライン会議するときの勘所です。