Teams の チャネル設定 モデレート機能

2019年8月末にリリースされた機能。チャネル設定です。

Teams は何かのプロジェクトチーム単位で作成し、プロジェクトチーム内の大きなタスクや議題単位でチャネルと作成します。
ほかにもアナウンスメント専用のチャネルなどもあるでしょう。そういった時にメンバーに投稿してほしくない場合、「モデレーション機能」を利用して投稿することができるメンバーを限定することが可能です。

チャネル設定機能は、チャネルごとに「モデレータ」という役割を設定し、その人だけが「投稿を開始」出来るようにします。

これによりチャネルで行われる会話が目的にそったものになるでしょう。

チャネルのコンテキストメニューから「チャネルを管理」

「一般」チャネルはアナウンス用途に。

一般チャネルの設定は少ないです。チャネルのモデレーション機能がありませんね。

設定項目に「 誰でも投稿できます。投稿が全員に通知されることを示すアラートが表示されます (大規模なチームに推奨) 」とあります。これは特定のメンバーのみ投稿を許可しているということで、何かしらの「アナウンスチャネル」という意図で運用されることを想定していると思います

一般チャネルに設定して投稿画面を確認したところ、アラートは通知される人数も込みで表示されています。

(。´・ω・)ん? その横には返信できる人を限定するオプションがあります。

このオプション、本当に大規模な組織、チームの場合は「自分とモデレータが返信できる」は使用したほうが良いでしょう。
アナウンス投稿についての質問や建設的ではない議論が続いたら嫌ですもんね。

逆に少人数のチームでは、全員が返信できるようにしておいて、例えば総務からのアナウンスに対して返信(質問)をできるようにしておけば、同様の疑問を持った人がいてもメンバーとの過去のやり取りを読むことで個別問い合わせをする必要が無くなりますからね。

個別質問を受け付けた投稿者は、アナウンスメントにFAQを追加するのはもちろん、一番最初の投稿を編集してFAQを追記すると読みやすくなるでしょう。

個別チャネルのモデレート

個別チャネルのチャネル設定の初期状態

個別のチャネルでは、作成時点ではゲストに投稿を許すかどうかだけのオプションがあります。

「チャネルのモデレーション機能」をオンにすると、

チャネルのモデレーション機能 オン

「一般」チャネルはチームの所有者のみがモデレーターでしたが、個別のチャネルではモデレータを(チームの所有者は外せない)追加することができます。

これにより、チャネルの管理者(プロジェクトリーダー)=モデレータを指定し、投稿内容をコントロールすることができます。

モデレータ以外のアクセス許可

  • メンバーにチャネルメッセージへの返信を許可する
  • ボットにチャネル メッセージの送信を許可する
  • コネクターにチャネル メッセージの送信を許可する

投稿そのものは、モデレータ(+チーム所有者)だけが投稿することができます。その投稿に対して返信をメンバーに許可するか?を指定することになります。

ボットやコネクタは必要に応じて設定すればいいでしょう。

モデレーション機能はチャネル管理者にお任せ

プロジェクトチームの情報共有の場所として Teams を利用するわけですが、Teamsのすべての投稿についてPMが責任を負うのはちょっと大変です。プロジェクトタスク(チャネル)の内容によってはリーダーを決めてその人にタスクのコントロールをしてもらう必要もあるでしょう。

そんなときにこそ、モデレーション機能を活用してみると良さそうです。

情報のプッシュだけならSharePointサイトを使いましょう

ちなみにモデレーション機能を使うとチーム所有者以外にはだれも投稿できないチームを作ることができますが、それは無意味なので辞めましょう。

SharePoint のニュース機能のほうが、ビジュアル的にも検索しやすさも優れています。

もちろん SharePoint のニュースが投稿されたら、Teamsの特定のチャネルにニュースへのリンク付きで自動投稿することが可能です。