OneDrive4B の外部ユーザーへの共有方法 ~宅ふぁいる便を使わなくてもいいよ~

Office 365導入企業の社内で「添付ファイルの容量が大きいから、宅ふぁいる便で送信して」という悲しい会話を聞いたときに実践する方法

宅ふぁいる便を使う場合

メリット

  • メールにURLを貼り付けて大容量ファイルを送ることができる
  • 最大300MB(有料会員:2GB、専用ツール仕様で50GB)の大きなファイルを扱える
  • 無料
  • 送受信、開封通知などをメールでもらえる
  • 送信宛先3人(有料会員:10人)
  • 以下は有料会員オプション
    • パスワード設定
    • ウイルスチェック

デメリット

  • 無料版では広告メールの受信が必須
  • 72時間でファイルが消える(メリットともいえる)
  • 最大でも3週間を経過するとログが消える

Office 365では

  • 送る側は自社システムなのでログイン不要(すでにしてる)
  • 追加料金不要
  • フォルダ単位での共有が可能
    • フォルダに後から追加しても、先方は更新をすぐに確認できる
  • 1ファイル15GBまで
  • 全体容量はOneDriveの容量の許すまで(デフォルト1TB割り当て)
  • メニューから先方のメールアドレスを指定するだけでメールを送ってくれる
  • ダウンロード禁止にできる(Webブラウザで見るだけを指定)
  • 共有する期間を指定できる
  • 監査ログの対象となる
    • 管理者が指定して期間ログ保存できる
    • 外部送信した時点で管理者へ通知することも可能

下記は管理者による設定が必要

 

簡単に比較してみましたが、「なんで Office 365 契約してるのに宅ふぁいる便使うの?」というレベルです。

共有方法

共有は超簡単です。

対象のファイルのメニューから「共有」を選択して、

相手先のメールアドレスを指定して「送信」するだけ。
※「このリンクの設定先」が「リンクを知っているすべてのユーザー」に指定します。

なお、リンク先を「誰でも~」から変更することも可能です。

この画面にあるようにいくつかのオプションを指定することができます。

  • 編集を許可しない
  • 有効期限の指定
  • ダウンロードを禁止

先方にはこんなメールが届きます。

メール本文中の「開く」をクリックすることでブラウザでファイルが開きます(この場合はPowerPointファイルがオンラインで開きます。

フォルダを共有した場合は、フォルダに含まれるすべてのファイルを参照することができます。
共有した後にアップロードしたファイルでも、あとから追加編集したファイルでも、共有されたひとは参照することが可能です

 

共有を完全に終わらせるには

共有期間を指定することも可能ですが、共有設定そのものを削除したほうが精神安定上よさそうです。

共有したアイテムを選択して、右上の情報アイコンをクリック、「アクセス許可の管理」をクリックします。

共有しているURLが表示されるのでヨコの[X]をクリックすれば共有を削除できます。

 

共有から共有の終了までとても簡単です。

もしOffice 365 を導入している企業であれば、宅ファイル便などの外部サービスを使うよりも、すでに会社が契約しているサービスをそのまま使ったほうが簡単ですし、管理の面でも優れていると思います。