チームへ途中参加したメンバーに対するオンボーディングのためのウェルカムメッセージを自動投稿する フローです。

オンボーディング

参考:オン・ボーディング

企業が新たに採用した人材を職場に配置し、組織の一員として定着させ、戦力化させるまでの一連の受け入れプロセスを意味します。そのほかにも、企業が提供するサービスなどの新たなユーザーとなった顧客に対し、そのサービスで得られる体験の満足度を高め、継続的な利用を促すための一連のプロセスもオン・ボーディングと呼ばれます。

チームに途中参加する時、多くの場合すでにたくさんのディスカッションが行われ、ファイルが散乱している状況で参加するので、できるだけ「どこに何があるか」を説明したいものです。定型的なものは自動投稿するようにしてしまえばよいでしょう。

フローはシンプル

全体像は以下の通りです。

チーム単位で設定します。対象のチームを指定。

チームごとにオンボーディングの際のメッセージは異なるはずです。何を伝えるのかはチーム所有者が考えたほうが良いでしょうね。

「メッセージをフローボットとしてチャネルに投稿する」を使って「一般」チャネルに投稿します。チームメンバー全員に対するアナウンスなので「一般」に投稿するのが適切でしょう。

参考:

チームとチャネルは適切に。メッセージ部分にはHTMLの記述が使えますが、ここで新規メンバーにメンションするために <at>タグを使います(atタグなんて初めて知った… たぶんここだけで使えるタグなんでしょう。もしくは私が無知)

参考:Microsoft Flow の Microsoft Teams コネクタ「メッセージをフロー ボットとしてチャンネルに投稿する」アクションはメンション機能が使えるらしい

これだけ。超簡単です。誰が作るのかを考えないといけないですが、作るのは簡単です。

やりたいこと(技術的

  • Power Automate のTeamsボットでメンションをしたかった。

サンプルで作成した画像のフローの改善点は

  • 条件分岐後にユーザープロフィールの取得をしても良いかも:余分なAPI実行回数を減らせるし。
  • 条件がdeleteじゃなくてもよいかも:追加の時だけ実行するほうが自然な気がする

本来やりたかったこと

  • 雑多な情報があふれて、何を見たらいいのか分からない新規メンバーに対する導線を提供したい
  • 既存メンバーに対しては新規参加者をお知らせする

この仕組みの大事な部分は、既存メンバーへの通知です。既存メンバーがウェルカムメッセージの自動投稿を見つけたら、すぐに「よろしく!私は~と担当してます」などbotに対する返信をすることで、新規メンバーにも通知が届きます。

そのためにも「一般」チャネルへ通知しています。

チームメンバーに歓迎されている。参加を認知されている。と感じることができたら、チーム参加への心理的ハードルをひとつ超えることになると思います。

まるっと参考元:Power Automateでチームメンバーにウェルカムメッセージを送る