メールの自動応答を設定する方法

年末年始や長期連休などの場合に、メールを受け取ると自動的に相手に不在を通知する「不在通知」の機能を使う方法を説明します。

1.Outlookのオプションを選択

outlook_optionクイックアクセスバーに追加しなくてもいいのですが、追加しておいた方が次回探すときに楽なので追加しましょう。
ファイルメニューの「オプション」クリックします。

クイックツールバーに追加しない場合は画面真ん中の「自動応答(不在時)」をクリックして、3.へ進みます。

2.クリックアクセスツールバーに自動応答を追加

outlook_quicktoolbar1これで常にOutlookの左上に「自動応答」へのショートカットが出来ました。

3.クイックアクセスツールバーにある自動応答を選択

・“自動応答を送信する”を選択、“次の期間のみ送信する“のチェックボックスにチェックを入れる
・開始と終了の日時を指定し、自動応答するメッセージを
自分の組織内と組織外それぞれ入力する。

outlook_autores

メール文例:
・休暇の場合

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お世話になっております。

このメールは自動返信によって送信されています。

8月13日~15日までは休暇をいただいております。

16日以降に、ご返信させていただきます。

お急ぎのご用件がございましたら弊社 田中まで、

ご連絡くださいますようお願いします。

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・出張の場合
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お世話になっております。

このメールは自動返信によって送信されています。

3月14日~15日までは出張中です。

16日以降に、ご返信させていただきます。

お急ぎのご用件がございましたら弊社 田中まで、

ご連絡くださいますようお願いします。

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自動応答を設定すると

「このアカウントでは自動応答が送信されます。」と表示されます。
時間指定で表示されるので、出社後にまだ表示されている場合は「オフ」しましょう。

outlook_autores2

 

OWAとも設定は共有されています

Exchnage Online と接続しているOutlookの自動応答設定はクラウド側で同期されているので、Outlook on the Web でも同じ設定を確認することができます。

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